Priorizar (patrones grupales para mejorar empresas, equipos y grupos)

Guía la energía, el ritmo y la trayectoria del grupo, de la manera más adecuada para alcanzar la intención y el propósito declarados. Ayuda al grupo a establecer y respetar prioridades, reconociendo que lo que el grupo considera más importante en un determinado momento puede cambiar más tarde. En gestión de proyectos sabemos que el 80% del impacto positivo (resultados alcanzados conforme a objetivos bien definidos) son causados por un 20% de tus acciones (ley de Pareto). Es decir, se trata de identificar qué acciones (tareas, procesos, actuaciones…) forman parte de ese 20% que realmente es el responsable de generar casi todos los resultados que aspiras conseguir, y dedicarles tu intención y esfuerzo: ¡priorizar! Stephen Covey nos explicaba a las mil maravillas esto de priorizar, en su Hábito 3, Poner primero lo primero, dentro de su obra Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (que te invito a leer en papel, o si quieres ir abriendo boca, te paso un enlace al comentario sobre el libro de Luis Ramos en su podcast Libros para emprendedores). Covey nos lo mostraba a partir de la conocida matriz de Eisenhower o matriz del tiempo, conminándonos a vivir en el Cuadrante II, es decir, el que incluye lo Importante y No urgente. Sólo enfocando nuestro hacer (tiempo y dedicación) a las actividades propias de este cuadrante es como alcanzamos la madurez individual (profesional y personal) y grupal, optimizamos el esfuerzo y ahorramos tiempo (que obtenemos para otros quehaceres deseados en la vida, como descansar, las relaciones sociales, tiempo para una misma…). En la matriz del tiempo se clasifican las actividades según 2 dimensiones: urgencia e importancia. Cada uno de los 4 cuadrantes que se obtienen determina un tipo de actividades, que yo te voy a presentar un tanto a mi modo… (yo no soy Covey 😉 ):

• Cuadrante I. Lo urgente e importante. Lo que justo ahora no puedes obviar o generarás un problema (incluso irreversible). Si no has sido planificador y disciplinado ;-), tu agenda se llena de cosas de Cuadrante I.
• Cuadrante II. Lo importante no urgente. Todo aquello que sirve para desplegar tu misión en la vida, la misión del grupo, la misión de la organización. Lo que no se debe delegar, o estarías tirando tus superpoderes y sueños a la basura.
• Cuadrante III. Todo aquello que no contribuye a tu misión y que conviene delegar.
• Cuadrante IV. Nada, olvídalo, desházte de esto, no pierdas un minuto de tu vida malgastando tus ideas, energía, neuronas… en estas cosas.

En el cuadrante II es donde residen las actuaciones capaces de generar el 80% de los resultados, y de hacerlo de forma fluida (sin caer en las urgencias, los imprevistos o las crisis y alarmas). Su forma de explicarlo con la conocida historia de las distintas piedras que hay que meter en un recipiente, es una lección magistral sobre el valor de alinear tu SUEÑO y tus VALORES con tu ACCIÓN, esto es, que haya coherencia entre tu MISIÓN EN LA VIDA y tu HACER EN LA VIDA. Todo lo dicho me vale igual al hablar de grupos y gestión de proyectos grupales, así que si no conoces a Covey y su obra… ¡¡ya estás tardando en estudiartelo!! 😉 Al facilitar grupos, sobre todo si nos piden acompañamiento para la gestión de sus proyectos o la propia gestión del grupo (gobernanza, gestión emocional…), aplicaremos el patrón grupal Ampliar el campo y tendremos en cuenta 2 grandes niveles de aplicación del patrón priorizar: 1.- Lo estratégico, lo estructural. Aplicar la priorización para definir las líneas maestras del grupo, diseñar estrategias, planes de acción, proyectos… Aquí actuaríamos como asesores/facilitadores en diseño y gestión de proyectos, principalmente desde el ámbito de la indagación creativa. 2.- Lo operativo, lo procesual. Aplicar la priorización en las sesiones específicas de trabajo grupal. Aquí actuaríamos como facilitadoras de procesos grupales, es decir, metidos de pleno en todo el fango de las dinámicas de grupo. En este segundo caso a todo lo ya dicho, añadiremos altas dosis de cintura y flexibilidad, porque hemos de movernos en escenarios donde apartentemente, el grupo va a cambiar de prioridades y tendremos que acompañar sus decisiones (el facilitador acompaña al grupo a conseguir su intención, pero no dirige a resultados pre-establecidos). Para estar cómodas y en la coherencia, el grupo ha de haber fijado bien sus prioridades en el nivel de misión (lo estratégico, lo estructural, Cuadrante II) para ser capaces de atenderlas desde el nivel de acción (lo operativo, lo procesual) y que entre ambos niveles haya alineamiento.

Como facilitadoras acompañamos al grupo a conectar con sus necesidades, descubrimientos, oportunidades… (prioridades del proceso) que pueden ser cambiantes. Y viviendo desde la acogida al cambio y la adaptación, el grupo podrá encontrar la mejor manera de atender sus prioridades intencionales (misión, propósito).

Te sugiero a continuación 3 formas prácticas de aplicar la priorización al facilitar procesos:

1. Consensuar la agenda de trabajo de cada sesión grupal con el propio grupo previamente y en última instancia al inicio de la propia sesión.
2. Durante la sesión grupal: obtener el feed back grupal ante propuestas o intervenciones de la facilitadora, para alinear el trabajo grupal con las prioridades definidas y al mismo tiempo ir destilando el proceso. Por ejemplo mediante: a) testar (con sonidos, códigos gestuales, preguntando…); b) actuar directamente y prestar atención al feed back grupal.
3. Toma de decisiones: recomiendo practicar el consentimiento antes que quedarnos en las clásicas votaciones (que pueden ser muy frustrantes).

Para hablar de priorizar quedé con Óscar, compañero de la Asociación Con los pies en la tierra en Fuenteheridos (Sierra de Aracena), frente al complejo de edificios de «La Capellanía», donde la asociación sueña con un gran proyecto de autoempleo agroecológico y de servicios de innovación y sostenibilidad para la comarca. Estamos firmemente convencidos de que un centro demostrativo sobre agroecología, que incluye entre otros espacios y proyectos anidados un obrador comunitario + un coworking, con todo lo que esto es capaz de mover en sinergias, redes, networking, innovación, capacitación, investigación… puede ser una excelente oportunidad de crear y consolidar empleo rural desde un enfoque de economía social, ecológica y espiritualmente consciente. Y en esta ocasión me han salido ¡2 videos por el precio de 1! En el primero hablamos de priorizar más en lo estratégico y lo intencional, con el ejemplo de Con los pies en la tierra. En el segundo os regalo ( ¡ mañana 😉 ! ), como siempre, sugerencias y pautas de aplicación. + sobre patrones grupales:

• cada 4 días en 2019 en este blog (etiqueta “patrones grupales”, “group works”)
• cada 4 días en 2019 en nuestro canal de Youtube
• Sitio web del proyecto matriz sobre patrones grupales http://patronesgrupales.org
• Grupo FB Group Work https://www.facebook.com/GroupWorksDeck/

Y recuerda 🙂 :

Donde hay patrón no manda marinero, pero con estos “patrones” toda la marinería será capaz de gobernar exitosamente el barco.